Χρήση του e-mail σας, χώρος γραμματοκιβωτίου χαρακτηριστικά και δυνατότητες

1. Χώρος γραμματοκιβωτίου

  • Ο διατιθέμενος χώρος για τις μονάδες και τους εκπαιδευτικούς είναι 1.000 ΜΒ και για τους μαθητές 200 MB. Υπάρχει πρόθεση για αύξησή του όταν οι υποδομές μας το επιτρέψουν.
  • Στο πιο πάνω όριο δεν προσμετρείται ο χώρος για τους φακέλους Spam & Trash, για τους οποίους παρέχεται επιπλέον χώρος 100 MB για τον καθένα, όπως επίσης για και τους φακέλους Archive.
  • Αν το ποσοστό πληρότητας του γραμματοκιβωτίου σας ξεπεράσει το 95% υπάρχει περίπτωση απώλειας μηνυμάτων μεγάλου μεγέθους , ενώ πάνω από το 100 % δεν θα λαμβάνετε μηνύματα.
  • Ακόμη και σ? αυτή την περίπτωση υπάρχει το ιστορικό, αλλά αυτό δεν μπορεί να είναι η μόνιμη επιλογή σας, αφού από το ιστορικό τα μηνύματα διαγράφονται αυτόματα μετά από 10 μέρες.
  • Προσοχή, για τους χρήστες που διαβάζουν την αλληλογραφία τους με πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (όπως outlook) και σύνδεση pop3. Αν ο χρήστης επιλέξει τη ρύθμιση να μένει αντίγραφο των μηνυμάτων στο διακομιστή, τότε υπάρχει περίπτωση να φθάσει στο πιο πάνω όριο. Συνιστούμε να ελέγχετε το ποσοστό πληρότητας του γραμματοκιβωτίου σας και σ? αυτή την περίπτωση.

 

2. Παρακολούθηση της κατάστασης του γραμματοκιβωτίου σας

  • Θα πρέπει να παρακολουθείτε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας, ώστε να μην ξεπεράσει το παραπάνω όριο.
  • Ένδειξη για το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας εμφανίζεται στο επάνω μέρος της σελίδας της υπηρεσίας webmail (http://webmail.sch.gr).
  • Ειδοποιήσεις στέλνονται αυτόματα στο 90% και το 95 % της πληρότητας του.
  • Εάν το όριο αυτό ξεπεραστεί δεν θα μπορείτε να λαμβάνετε ηλεκτρονική αλληλογραφία.

 

3. Τι κάνουμε αν φθάσουμε το όριο στο μέγεθος γραμματοκιβωτίου μας;

Δύο λύσεις υπάρχουν. Η διαγραφή των παλιών ή άχρηστων μηνυμάτων και η μεταφορά μηνυμάτων σε τοπικούς φακέλους, στον υπολογιστή μας.

 

4. Μεταφορά μηνυμάτων σε τοπικούς φακέλους

Αν το γραμματοκιβώτιο σας είναι στο άνω όριο του και δεν θέλετε να διαγράψετε μηνύματα, η λύση που μπορείτε να εφαρμόσετε είναι η μεταφορά των μηνυμάτων σε τοπικούς φακέλους. Για το σκοπό αυτό θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως Outlook, Thunderbird, Windows Live Μail, κλπ.

Αν χρησιμοποιείτε κάποιο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δημιουργείστε μια σύνδεση IMAP (αν δεν έχετε). Με αυτή τη σύνδεση θα βλέπετε το γραμματοκιβώτιο σας στον διακομιστή του ΠΣΔ, όπως ακριβώς και με το webmail. Δείτε σχετικά στις οδηγίες για κάθε πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο http://www.sch.gr/2010-04-07-07-28-46/2010-04-07-07-30-10

Μετά από αυτό μπορείτε πλέον να μεταφέρετε μηνύματα από τα εισερχόμενα ή τα απεσταλμένα ή άλλους φακέλους του διακομιστή, σε τοπικούς φακέλους που θα δημιουργήσετε. Για παράδειγμα, μια συνήθεια είναι να φτιάχνουμε φακέλους ανά έτος για τα προηγούμενα έτη.

 

5. Αυτόματη διαγραφή από ειδικούς φακέλους (Προσοχή!)

Από τους φακέλους Spam και Trash διαγράφονται τα μηνύματα:

  • μετά από 30 μέρες από την αποθήκευση στο φάκελο αυτό.
  • αν ο φάκελος Trash ή Spam είναι γεμάτος και χρειάζεται χώρος σ' αυτόν, διαγράφονται αυτόματα τα αρχαιότερα μηνύματα.

 

6. Ιστορικό μηνυμάτων

Για όλους τους χρήστες προσφέρεται ο φάκελος Archive με τα εισερχόμενα και απεσταλμένα μηνύματα.

  • Η πρόσβαση στους φακέλους αυτούς για τους λογαριασμούς σχολείων και διοικητικών μονάδων είναι μόνο για ανάγνωση και γίνεται είτε από το webmail είτε από προγράμματα αλληλογραφίας με σύνδεση τύπου IMAP.
  • Τα μηνύματα διατηρούνται στο ιστορικό για 10 μέρες και δεν επιβαρύνουν το συνολικό χώρο του χρήστη.

 

7. Φίλτρα

Tα φίλτρα εφαρμόζονται πριν την αποθήκευση του μηνύματος στο γραμματοκιβώτιο του χρήστη.

  • Καθολική white list: Επιτρέπει τη διανομή μηνυμάτων από αποστολείς @minedu.gov.gr, @ypepth.gr, και Επικοινωνία
  • Καθολική black list: To ΠΣΔ μπορεί να αποκλείει μέσω αυτής αποστολείς ή μηνύματα που φθάνουν συστηματικά και προσκαλούν θέματα ασφάλειας, διακινούν επιβλαβές περιεχόμενο, είναι μηνύματα phishing, spam, κλπ.
  • Προεπιλεγμένα φίλτρα για κάθε χρήστη:
  • Ο χρήστης μπορεί να προσαρμόσει τα φίλτρα αλληλογραφίας και να προσθέσει και επιπλέον κανόνες.
  • Ο χρήστης μπορεί να ρυθμίζει τα φίλτρα του από το http://www.sch.gr/">www.sch.gr μετά από σύνδεση στην περιοχή mysch.
    • Μηνύματα με spam score πάνω από 7, οδηγούνται στο φάκελο Spam
    • Μηνύματα με spam score πάνω από 100, διαγράφονται
    • Εφαρμόζεται η καθολική white list και black list

 

8. Φίλτρα από το webmail

  • Αν κάποιος χρήστης ορίζει κανόνες στα φίλτρα του webmail, αυτοί εφαρμόζονται στο διακομιστή αλληλογραφίας και επηρεάζουν και την παραλαβή αλληλογραφίας από προγράμματα όπως το Outlook, Thunderbird κλπ.
  • Θα πρέπει να προσέχετε στον ορισμό των κανόνων, ώστε αυτοί μα μην οδηγούν σε απόρριψη χρήσιμων μηνυμάτων.
  • Ένα συνηθισμένο λάθος που κάνουν οι χρήστες μας είναι ο σύνδεσμος «Μαύρη Λίστα» που υπάρχει στην ανάγνωση μηνυμάτων στο webmail. Πολλές φορές με την χρήση του, ίσως και από λάθος, προστίθενται στη μαύρη λίστα χρήσιμες διευθύνσεις αποστολής.
  • Θα συνιστούσαμε να ελέγχετε τη «μαύρη λίστα» από τα φίλτρα webmail, μήπως έχετε προσθέσει κάποιον χρήσιμο αποστολέα.
  • Αν υπάρχει κάποιο λάθος στο σημείο αυτό, αναζητείστε τα μηνύματα από αυτόν τον αποστολέα στο ιστορικό.

 

9. Διαγραφή μηνυμάτων στο webmail

Με βάση τις επιλογές σας κατά τη διαγραφή, τα μηνύματα οδηγούνται στο φάκελο Trash ή μπορεί να εμφανίζεται μία οριζόντια γραμμή στα διαγραμμένα μηνύματα.

  • Αν τα μηνύματα σας διαγράφονται με μία οριζόντια γραμμή, για να τα διαγράψετε τελείως πατήστε το σύνδεσμο "Οριστική διαγραφή".
  • Στην περίπτωση αυτή θα υπάρχει και μια επιλογή για απόκρυψη ή εμφάνιση των διαγραμμένων μηνυμάτων.

 

10. Αναφορά προβλήματος

Χρήσιμες λύσεις και υποστήριξη για τα προβλήματα που πιθανόν θα συναντήσετε, θα βρείτε στην αρχική σελίδα του http://www.sch.gr/">www.sch.gr στην περιοχή της «Υποστήριξης χρηστών».